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Notion如何用來管理客戶名單？

董正隆on

Notion可以用來管理客戶名單，透過建立客戶資料庫、設定自訂欄位、使用關聯與看板、日曆等功能，將聯繫資訊、商機階段、互動紀錄與任務追蹤集中在同一位置，實現結構化、可搜尋與可視化的客戶管理。

在台灣的商業環境中，客戶資料管理的完整性與可追蹤性對提升服務品質與決策效率至關重要。Notion的資料庫與關聯功能可統整客戶資訊與互動歷史，減少資料分散與重複輸入，並透過權限控管與審核機制提升資料安全，符合個人資料保護法等法規的基本要求。對於中小企業、創業團隊與顧問公司而言，這種集中化的名單管理能提升工作效率、改善客戶維繫與長期價值，亦有助於跨部門協作與及時跟進。

文章目錄

把握臺灣法規與個資保護 在 Notion 中建立合規、可追蹤且可審計的客戶名單管理流程與權限控管

在臺灣法規與個資保護的框架下，透過 Notion 建立的合規、可追蹤且可審計的客戶名單管理流程，能實現資料最小化、嚴格的存取控管與完整的審計痕跡，讓企業在遵循 個人資料保護法（PDPA） 與 個人資料保護委員會 指引的同時提升作業效率與風險控管。 為了落實此目標，建議採取以下要點：• 資料分類與最小化收集：僅保留業務必需的欄位，並在 Notion 中以欄位層級設定權限與可見性；• 角色分工與權限控管：制定清晰的角色矩陣（管理員、資料輸入、審核人、查閱者），分別對資料庫、頁面與欄位設定存取權限；• 審計與版本控管：利用 Notion 的版本歷史與變更日誌追蹤所有操作，設定自動通知與變更審查機制；• 跨境傳輸與外部合約：若涉及跨境處理，依 個人資料保護法（PDPA） 要求，簽署資料處理協議與適當的跨境傳輸機制；• 資料保存與自動銷毀：建立保留期限與自動刪除規則，確保過期資料不再存留；• 稽核與持續改進：定期執行內部稽核、審核清單與風險評估，並將改進建議落實於 Notion 作業流程中，形成可追蹤、可審計的循環。

以客戶旅程為中心的資料庫設計與分群策略 在 Notion 設計欄位與視圖 搭配自動化提升臺灣在地業務轉換率

在 Notion 作為核心資料庫的前提下，透過以客戶旅程為中心的設計與分群策略，並結合在地化模板與自動化觸發，能在臺灣在地市場快速提升轉換率，核心在於讓資料與行動自動化「無縫銜接」客戶各階段。資料結構與客戶旅程階段對齊、可擴充的分群標籤與欄位設計、視圖層級化呈現與跨部門協作，以及自動化工作流程的落地實作。要點包括：• 客戶屬性欄位對應購買力與偏好、• 旅程節點的視圖分組與行動觸發、• 自動任務派發、提醒與回訪日誌的同步更新、• 以模板與範本推動落地速度。透過統一資料入口與跨部門共用，讓銷售、行銷與客服在同一平台上即時共用最新資訊，提升回報率、縮短轉換週期，最終達成更高的在地客戶滿意度與長期價值。

常見問答

  1. 問題：Notion如何用來建立並管理台灣客戶名單的實務流程？

解答：在 Notion 建立「客戶資料庫」，關鍵欄位包含：公司名稱、統編、聯絡人、電話、Email、行業、所在地（縣市）、客戶等級、商談階段、最近聯繫日、下次跟進日、負責人、備註。用表格視圖管理基礎資料，用看板視圖管控商談階段，用日曆視圖安排跟進日。可建立客戶模板頁，內含商談紀錄、需求與解決方案、後續行動，並以關聯欄位連結專案與會議紀錄。為符合台灣個資法，設定檢視/編輯權限、最小化敏感欄位存取，並開啟活動日誌以便追蹤。

  1. 問題：如何利用模板與多視圖提升在地客戶跟進效率？

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Notion AI會自動更新我的舊資料嗎？

解答：使用模板快速新增客戶並套用標準化的商談紀錄、需求與任務；以縣市與產業等欄位分組與過濾，透過看板（按商談階段）、日曆（下次跟進）與表格（完整清單）三種視圖同時運作，提升可見性與協作效率。利用連結資料庫把客戶名單與專案、會議紀錄等資訊串接，方便跨部門查詢。設定自動提醒（Notion Reminders 或透過 Zapier/Make 自動化）以確保不漏跟進。再以月度儀表板呈現新客戶比例、跟進完成率與留存率等指標，支援決策與策略調整。

重點精華

透過Notion數據庫與自動化模板，您可以在台灣市場快速建立整合的客戶名單，實現分工透明、追蹤清晰。以關鍵字段連結銷售階段、聯繫人與任務，減少遺漏與重複，提升團隊協作與成交效率。現在就以本地案例為起點，啟動客戶管理的長效能力，讓每一次跟進都更具影響力。結合台灣在地法規與客戶溝通習慣，Notion可快速客製化欄位與檢核清單，協助穩健擴張客戶網路。